3 Tips Meeting yang Efektif dan Efisien

Pasti menyebalkan rasanya jika Anda berada dalam sebuah meeting, di mana Anda merasa isi meeting tersebut terlalu “ngalor ngidul” tidak jelas, tidak memiilki tujuan yang tidak jelas, bahkan setelah meeting tidak ada hasil atau keputusan yang dibuat.

Berikut ini adalah 3 tips, bagaimana mengadakan meeting yang efektif dan efisien. Jika Anda merasa meeting Anda selama ini terkesan seperti “membuang buang waktu”, terapkan 3 prinsip ini.

Atau, Anda bisa juga berikan artikel ini pada pimpinan Anda yang sering mengadakan meeting.

Anda juga bisa menonton versi video nya di sini:

Tips 1: Tentukan Agenda Meeting

Sebelum meeting, pastikan Anda sudah menentukan agenda meeting. Kira kira apa saja hal hal yang ingin Anda bahas. Isu isu apa yang terjadi yang ingin Anda bahas. Ideal nya Anda daftar tantangan tantangan yang sedang dihadapi.

Jangan sampai ketika meeting, Anda kurang tau apa saja yang ingin dibahas. Pastikan hal hal yang ingin dibahas, adalah hal yang penting, dan memang musti diselesaikan di meeting tersebut, dan dihadiri oleh orang orang yang terlibat atau berkontribusi pada isu yang terjadi. (Pihak yang tidak terlibat, tidak perlu diikutkan).

Jadi meeting ini, tidak hanya menjadi formalitas pertemuan saja.

Tips 2: Berikan Batas Waktu dalam Meeting

Selanjutnya, Anda harus memberikan batas waktu untuk meeting Anda. Misalnya dari jam 8 pagi hingga 9 pagi. Jika tidak ada batas waktu, Anda cenderung akan molor, dan meeting menjadi tidak efektif.

Seringkali saya menemukan, meeting justru jadi tempat ngobrol ngobrol saja. Jadi 80% waktu meeting hanya untuk ngobrol.

Dengan begitu juga tim / partner Anda bisa kembali bekerja lebih cepat dan jadi lebih produktif. Apalagi jika meeting setelah jam kerja. Jika tidak dibatasi waktu cenderung molor hingga malam, dan isinya hanya ngobrol ngobrol saja. Padahal, waktu tersebut bisa digunakan untuk tim Anda segera pulang dan bertemu anak anak mereka. Sehingga mereka juga menjadi lebih fresh, dan siap bekerja keesokan harinya.

Tips 3: Selalu Akhiri dengan Keputusan dan Tindakan yang akan diambil

Ini yang paling krusial, pastikan di akhir meeting harus ada keputusan. Tujuan meeting ini kan untuk membahas suatu isu atau tantangan yang ada, dengan pertemuan itu diharapkan akan ada keputusan untuk mengatasi tantangan tersebut.

Untuk memastikan tantangan tersebut teratasi, Anda harus memastikan di akhir meeting terdapat action plan, atau tindakan yang akan diambil setelah meeting untuk mengatasi tantangan yang ada.

Jika tidak ada ini, meeting tadi akan menjadi seperti acara ngobrol ngobrol aja.

Untuk menjaga produktivitas kerja, saya pun ketika meeting selalu memastikan 3 poin tersebut ada di dalam meeting saya. Jika memang tidak terlalu penting, saya tidak mengadakan meeting. Jika bisa diselesaikan melalui telpon atau chat, kenapa tidak. Jika memang harus meeting pertemuan langsung, baru deh saya melakukan meeting.

Karena saya bisa menggunakan waktu tersebut untuk mengerjakan hal hal lainnya.

Pertanyaan: Bagaimana dengan Anda, kendala apa saja yang biasanya terjadi ketika Anda meeting dengan tim Anda? Silahkan tulis di kolom komen di bawah ini ya.

Semoga bermanfaat! Salam Produktif!

Nb: Dapatkan kursus produktivitas 5 hari secara gratis (via online), sehingga Anda bisa menjadi semakin produktif dalam karir dan kehidupan Anda. Klik di sini untuk mendapatkannya: bit.ly/kursusproduktivitas

 

 

Andreas Bordes
 

Hai Saya Andreas Bordes, saya adalah Trainer dan Konsultan HRD. Saya membantu perusahaan ataupun individu yang memiliki tim agar bisa memotivasi dan memberdayakan tim nya serta diri sendiri, sehingga mampu mencapai goal mereka dengan lebih mudah, karir meningkat dan mendapatkan penghasilan yang diinginkan.

Click Here to Leave a Comment Below 0 comments

Leave a Reply: